Політика конфіденційності

1. Загальні положення

Юридична фірма "Mindsoftinfotech" (далі – "Фірма", "ми") дотримується вимог законодавства України та міжнародних стандартів захисту персональних даних, зокрема Закону України "Про захист персональних даних" від 01.06.2010 № 2297-VI, Загального регламенту захисту даних ЄС (GDPR) та Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" від 05.07.2012 № 5076-VI.

Ця Політика конфіденційності визначає порядок збору, обробки, зберігання та захисту персональних даних клієнтів, які звертаються до нас за юридичними послугами у сфері пенсійного права.

2. Контролер персональних даних

Найменування: Юридична фірма "Mindsoftinfotech"
Юридична адреса: вул. Героїв Дніпра, 38-Б, офіс 204, м. Київ, 04209, Україна
Код ЄДРПОУ: (зареєстрована як адвокатське об'єднання відповідно до законодавства України)
Електронна пошта: info@mindsoftinfotech.com
Телефон: +38 066 368-65-59
Веб-сайт: https://mindsoftinfotech.com

З питань захисту персональних даних ви можете звертатися на електронну адресу: info@mindsoftinfotech.com з позначкою "Захист персональних даних".

3. Сфера застосування

Ця Політика застосовується до:

• Відвідувачів веб-сайту https://mindsoftinfotech.com
• Осіб, які звертаються за первинною консультацією
• Клієнтів, які уклали договір про надання правової допомоги
• Осіб, які взаємодіють з нами через форми зворотного зв'язку, електронну пошту, телефон або месенджери
• Представників клієнтів та інших учасників правовідносин у справах, що ведуться фірмою

4. Категорії персональних даних, що збираються

4.1. Контактна інформація

• Прізвище, ім'я, по батькові (повністю)
• Дата народження
• Номер телефону (мобільний/стаціонарний)
• Адреса електронної пошти
• Поштова адреса (місце реєстрації та/або фактичного проживання)
• Ідентифікатори месенджерів (Telegram, Viber, WhatsApp при наявності)

4.2. Ідентифікаційні дані

• Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП або серія та номер паспорта для осіб, які відмовилися від прийняття РНОКПП)
• Серія та номер паспорта громадянина України або ID-картки
• Копії ідентифікаційних документів (за необхідності для ведення справи)

4.3. Пенсійна та соціальна інформація

• Відомості про трудовий стаж (періоди роботи, посади, місця роботи)
• Номер пенсійної справи
• Розмір призначеної пенсії та інформація про перерахунки
• Відомості про звернення до Пенсійного фонду України
• Копії трудових книжок, довідок про заробітну плату, військових квитків
• Інформація про пільги, доплати, спеціальний стаж
• Медична інформація (у випадках встановлення інвалідності, якщо це стосується пенсійних виплат)

4.4. Фінансові дані

• Банківські реквізити для отримання відшкодувань
• Відомості про доходи та заробітну плату за минулі періоди
• Інформація про виплату гонорару адвокату

4.5. Дані про справу

• Опис правової ситуації та суті звернення
• Документи, надані клієнтом (рішення Пенсійного фонду, довідки, листування)
• Процесуальні документи (позовні заяви, апеляційні скарги, рішення судів)
• Протоколи зустрічей, консультацій, записи телефонних розмов (лише за згодою клієнта)

4.6. Технічні дані (веб-сайт)

• IP-адреса пристрою
• Тип браузера та операційної системи
• Відвідані сторінки сайту, час перебування на сайті
• Джерело трафіку (як ви потрапили на сайт)
• Дані файлів cookie (детальніше у розділі 7)

5. Правові підстави обробки персональних даних

Обробка персональних даних здійснюється на наступних правових підставах:

5.1. Згода суб'єкта персональних даних (ст. 11 Закону України "Про захист персональних даних", ст. 6(1)(a) GDPR)

При заповненні контактної форми на сайті, звернення за консультацією або укладенні договору про надання правової допомоги ви надаєте добровільну згоду на обробку ваших персональних даних.

5.2. Виконання договору (ст. 6(1)(b) GDPR)

Обробка даних необхідна для виконання договору про надання правової допомоги, укладеного між клієнтом та Фірмою відповідно до Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність".

5.3. Виконання законодавчих зобов'язань (ст. 6(1)(c) GDPR)

Обробка даних необхідна для виконання вимог:

• Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" (обов'язкове ведення реєстру договорів)
• Правил адвокатської етики (збереження документів у справі)
• Податкового законодавства (зберігання фінансової документації)
• Законодавства про протидію відмиванню коштів (фінансовий моніторинг)

5.4. Законні інтереси (ст. 6(1)(f) GDPR)

Обробка здійснюється для захисту законних інтересів Фірми:

• Захист від неправомірних вимог та скарг
• Забезпечення безпеки веб-сайту
• Покращення якості наданих послуг
• Анонімна статистика та аналітика роботи сайту

5.5. Адвокатська таємниця

Відповідно до ст. 22 Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", ми зобов'язані зберігати адвокатську таємницю. Вся інформація, отримана від клієнта під час надання правової допомоги, є конфіденційною та не може бути розголошена без письмової згоди клієнта, за винятком випадків, передбачених законом.

6. Цілі обробки персональних даних

Персональні дані обробляються виключно для наступних цілей:

• Надання юридичної консультації з питань пенсійного права
• Підготовка та подання документів до Пенсійного фонду України
• Представництво інтересів клієнта у судових та адміністративних органах
• Ведення перемовин та листування з Пенсійним фондом України
• Підготовка процесуальних документів (позовних заяв, скарг, клопотань)
• Розрахунок недоплачених пенсійних сум та збитків
• Виконання договору про надання правової допомоги
• Ведення обліку клієнтів та реєстру договорів відповідно до вимог адвокатського законодавства
• Здійснення фінансових розрахунків (виплата гонорару, відшкодування витрат)
• Зв'язок з клієнтом (інформування про хід справи, надсилання документів)
• Захист прав та законних інтересів Фірми у спорах
• Покращення якості послуг та аналіз ефективності роботи (знеособлена статистика)
• Забезпечення функціонування та безпеки веб-сайту

7. Файли cookie та аналітичні технології

Наш веб-сайт використовує файли cookie для покращення функціональності, аналізу відвідуваності та персоналізації користувацького досвіду.

7.1. Типи файлів cookie

• Обов'язкові (технічні): необхідні для забезпечення основних функцій сайту (навігація, безпека сеансу). Ці файли не можуть бути відключені.
• Аналітичні: збір статистики про відвідування сайту за допомогою Google Analytics (ID: G-TRK1234567). Використовуються лише за вашої згоди.
• Маркетингові: Facebook Pixel (ID: 1234567890) для показу релевантної реклами. Використовуються лише за вашої згоди.

7.2. Управління cookie

При першому відвідуванні сайту ви отримуєте запит на згоду щодо використання cookie. Ви можете:

• Прийняти всі файли cookie
• Відхилити необов'язкові cookie (залишити лише технічні)
• Налаштувати індивідуальні параметри

Змінити налаштування cookie ви можете у будь-який час: Відкрити налаштування cookie.

Ви також можете налаштувати свій браузер для блокування або видалення файлів cookie. Проте, це може вплинути на функціональність сайту.

8. Термін зберігання персональних даних

Персональні дані зберігаються протягом наступних термінів:

• Договори про надання правової допомоги: не менше 3 років після завершення договору (відповідно до Правил адвокатської етики та вимог податкового законодавства)
• Матеріали справ (документи, листування, процесуальні документи): не менше 5 років після завершення справи
• Фінансові документи: 3 роки відповідно до Податкового кодексу України
• Дані осіб, які отримали первинну консультацію, але не уклали договір: до 2 років або до отримання запиту на видалення
• Контактні форми на сайті: до 12 місяців або до виконання запиту
• Журнали безпеки веб-сайту: до 12 місяців
• Аналітичні дані (Google Analytics, Facebook): 14-26 місяців відповідно до налаштувань сервісів (лише за згодою)

Після закінчення термінів зберігання персональні дані знищуються або знеособлюються у спосіб, що унеможливлює їх відновлення.

9. Одержувачі персональних даних

Ваші персональні дані можуть бути передані наступним категоріям одержувачів:

9.1. Уповноважені особи Фірми

Адвокати, помічники адвокатів, юридичні консультанти, які безпосередньо працюють над вашою справою. Всі співробітники підписують угоди про конфіденційність.

9.2. Державні органи

• Пенсійний фонд України (подання заяв, запитів, оскарження рішень)
• Суди України (подання позовних заяв, представництво інтересів)
• Державна виконавча служба (виконання судових рішень)
• Правоохоронні органи (за їх офіційними запитами відповідно до законодавства)
• Податкові органи (виконання зобов'язань з податкового законодавства)

9.3. Постачальники послуг (обробники даних)

• Хостинг-провайдери (розміщення веб-сайту та електронної пошти)
• IT-підрядники (технічна підтримка, програмне забезпечення для ведення справ)
• Аналітичні сервіси (Google Ireland Limited – Google Analytics)
• Рекламні платформи (Meta Platforms Ireland Limited – Facebook Pixel)
• Банківські установи (для здійснення фінансових операцій)

З усіма обробниками даних укладаються договори про обробку персональних даних відповідно до вимог GDPR (ст. 28) та українського законодавства.

9.4. Інші особи за вашою згодою

У деяких випадках може знадобитися залучення експертів, перекладачів, інших фахівців – це здійснюється лише за вашою письмовою згодою.

10. Міжнародна передача даних

Деякі наші постачальники послуг (Google, Meta) можуть обробляти дані за межами Європейської економічної зони (ЄЕЗ), зокрема у США.

Передача даних до третіх країн здійснюється на підставі:

• Стандартних договірних положень ЄС (Standard Contractual Clauses, SCC)
• Рішень Європейської Комісії про адекватність рівня захисту даних
• Додаткових технічних та організаційних заходів безпеки

Більше інформації про передачу даних можна отримати, звернувшись на info@mindsoftinfotech.com.

11. Ваші права як суб'єкта персональних даних

Відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" та GDPR, ви маєте наступні права:

11.1. Право на доступ до даних (ст. 8 Закону, ст. 15 GDPR)

Ви маєте право отримати підтвердження того, чи обробляються ваші персональні дані, та отримати копію цих даних.

11.2. Право на виправлення (ст. 8 Закону, ст. 16 GDPR)

Ви можете вимагати виправлення неточних або неповних персональних даних.

11.3. Право на видалення ("право бути забутим") (ст. 17 GDPR)

Ви можете вимагати видалення ваших даних у випадках, коли:

• Дані більше не потрібні для цілей обробки
• Ви відкликаєте згоду, на якій ґрунтувалася обробка
• Ви заперечуєте проти обробки, і немає переважних законних підстав для обробки
• Дані оброблялися неправомірно

Обмеження: ми не можемо видалити дані, якщо їх зберігання є обов'язковим за законом (адвокатська етика, податкове законодавство) або необхідним для захисту наших законних інтересів у правових спорах.

11.4. Право на обмеження обробки (ст. 18 GDPR)

Ви можете вимагати припинення обробки даних у певних випадках (наприклад, на час оскарження точності даних).

11.5. Право на переносимість даних (ст. 20 GDPR)

Ви маєте право отримати ваші персональні дані у структурованому, машиночитаному форматі та передати їх іншому контролеру.

11.6. Право на заперечення (ст. 21 GDPR)

Ви можете заперечувати проти обробки даних на підставі законного інтересу. Ми припинимо обробку, якщо не доведемо наявність переважних законних підстав.

11.7. Право відкликати згоду

Якщо обробка здійснюється на підставі вашої згоди, ви маєте право відкликати її у будь-який час. Це не вплине на законність обробки, що здійснювалася до відкликання згоди.

11.8. Право на подання скарги

Ви маєте право подати скаргу до:

• Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини
  Адреса: вул. Інститутська, 21/8, м. Київ, 01008, Україна
  Телефон: (044) 253-75-41
  Веб-сайт: www.ombudsman.gov.ua
• Секретаріату Уповноваженого з питань захисту персональних даних (при Уповноваженому ВРУ з прав людини)
• У разі застосування GDPR – до наглядового органу країни ЄС (наприклад, Data Protection Commission в Ірландії для скарг на Google або Meta)

12. Як реалізувати свої права

Для реалізації будь-якого з перелічених вище прав, будь ласка, зверніться до нас:

• Електронною поштою: info@mindsoftinfotech.com (з позначкою "Захист персональних даних")
• Письмово за адресою: вул. Героїв Дніпра, 38-Б, офіс 204, м. Київ, 04209, Україна
• Телефоном: +38 066 368-65-59 (для первинної консультації)

Ми розглянемо ваш запит протягом 30 днів з моменту отримання. У складних випадках термін може бути продовжено до 60 днів з обов'язковим повідомленням вас про причини затримки.

Для підтвердження вашої особи ми можемо попросити надати копію документа, що посвідчує особу (паспорт або ID-картка).

13. Заходи безпеки персональних даних

Ми застосовуємо всі необхідні технічні та організаційні заходи для захисту персональних даних:

13.1. Технічні заходи

• Шифрування даних при передачі (SSL/TLS сертифікат для веб-сайту)
• Шифрування баз даних та файлових сховищ
• Регулярне резервне копіювання з шифруванням
• Міжмережеві екрани (firewall) та антивірусний захист
• Моніторинг безпеки та журналювання доступу
• Обмеження доступу до даних за принципом "необхідно знати"
• Використання захищених каналів зв'язку для електронного листування

13.2. Організаційні заходи

• Підписання угод про конфіденційність всіма співробітниками
• Обов'язкове навчання персоналу з питань захисту даних
• Політики та процедури доступу до даних
• Фізична безпека приміщень (контроль доступу, сейфи для зберігання паперових документів)
• Регулярний аудит безпеки
• План реагування на інциденти з витоку даних

13.3. Дії у разі порушення безпеки даних

У разі виявлення порушення безпеки персональних даних ми:

• Повідомимо вас протягом 72 годин, якщо порушення може становити ризик для ваших прав та свобод
• Повідомимо наглядовий орган (Уповноваженого ВРУ з прав людини) відповідно до вимог законодавства
• Вживемо всіх необхідних заходів для мінімізації наслідків порушення

14. Неповнолітні особи

Наші послуги призначені для осіб віком від 18 років. Ми не збираємо свідомо персональні дані неповнолітніх.

Якщо для надання юридичної допомоги необхідна обробка даних неповнолітньої особи (наприклад, при оформленні пенсії у зв'язку з втратою годувальника), ми отримуємо згоду законного представника (батьків, опікунів, піклувальників) відповідно до законодавства України.

Якщо ви дізналися, що неповнолітній надав нам дані без згоди законного представника, будь ласка, повідомте нас – ми негайно видалимо ці дані.

15. Автоматизоване прийняття рішень та профілювання

Ми не використовуємо автоматизовані системи прийняття рішень або профілювання, які можуть істотно вплинути на ваші права. Всі рішення щодо надання правової допомоги приймаються адвокатами індивідуально на підставі аналізу конкретної ситуації.

16. Зміни до Політики конфіденційності

Ми можемо періодично оновлювати цю Політику конфіденційності для відображення змін у нашій практиці обробки даних або вимогах законодавства.

У разі внесення суттєвих змін ми повідомимо вас одним з наступних способів:

• Публікація повідомлення на головній сторінці веб-сайту
• Надсилання електронного листа на вашу адресу (якщо ви є нашим клієнтом)
• Безпосереднє повідомлення при наступному контакті

Поточна версія Політики завжди доступна на цій сторінці з датою останнього оновлення у верхній частині документа. Ми рекомендуємо періодично переглядати цю Політику.

17. Контактна інформація

Юридична фірма "Mindsoftinfotech"
Спеціалізація: пенсійне право, оскарження рішень Пенсійного фонду України, перерахунок пенсій
Досвід роботи: з 2010 року (понад 15 років)
Допомогли: 500+ клієнтам
Стягнуто недоплачених пенсій: понад 35 мільйонів гривень

Адреса офісу: вул. Героїв Дніпра, 38-Б, офіс 204, м. Київ, 04209, Україна
Телефон: +38 066 368-65-59 (дзвінки прийматимуться: пн-пт 9:00-18:00)
Email: info@mindsoftinfotech.com
Веб-сайт: https://mindsoftinfotech.com

З питань захисту персональних даних:
Email: info@mindsoftinfotech.com (тема листа: "Захист персональних даних")

Графік роботи:
Понеділок – П'ятниця: 9:00 – 18:00
Субота, неділя: вихідні
Попередній запис на консультацію обов'язковий

18. Професійна належність та ліцензування

Юридична фірма "Mindsoftinfotech" створена відповідно до Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" від 05.07.2012 № 5076-VI.

Всі адвокати Фірми є членами Національної асоціації адвокатів України (НААУ) та мають дійсні свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю. Інформацію про адвокатів можна перевірити у Єдиному реєстрі адвокатів України на сайті НААУ.

Ми дотримуємося Правил адвокатської етики, затверджених З'їздом адвокатів України, включаючи принципи професійної таємниці та конфіденційності.

Ця Політика конфіденційності набирає чинності з дати останнього оновлення, зазначеної на початку документа. Попередні версії зберігаються в архіві Фірми та надаються на запит.

Дата набрання чинності: 12 листопада 2025